La grapada de documents és un procediment habitual a l’entorn d’oficines i oficines. Tot i que sembli senzill, hi ha normatives especials que determinen les regles per a la costura de documents i la seva execució. I aquestes normes s'han de conèixer perquè els documents enviats a la licitació o a l'arxiu no siguin retornats per a la seva posterior tramitació i modificació.
Instruccions
Pas 1
Per garantir la seguretat dels documents després de parpellejar, així com per garantir que s’emmagatzemen en l’ordre correcte, cal numerar tots els fulls, excepte l’inventari. Els documents s’arxiven per ordre cronològic o alfabètic. Els sobres amb fulls imbricats es numeren abans que els fulls imbricats. Els fulls en blanc s’exclouen de la caixa i es destrueixen sense numerar-los.
Pas 2
Numereu els fulls de la caixa amb un simple llapis de dalt a baix, deixant els números a l'extrem superior dret de cada full, sense afectar el text. Numereu fotos i gràfics a la part posterior a l'extrem superior esquerre.
Pas 3
Si els documents contenen mapes enganxats de diversos fulls, numereu-los com un full, indicant el nombre de fulls que hi ha a l’encolat. Al final de la numeració, escriviu una carta de certificació en un full separat. Indiqueu-hi el nombre de fulls i les característiques dels documents individuals, així com el seu estat físic.
Pas 4
A més, s’ha d’elaborar un inventari del conjunt de documents arxivats. No numerar els fulls d’inventari. A l’inventari, escriviu el nom del document, introduïu la data de l’inventari, una anotació que determina la finalitat del conjunt de documents i, a més, indiqueu tots els documents, tenint en compte el nombre de fulls. Al final de l’inventari, introduïu el nom, cognoms i patrònim de l’originador.
Pas 5
La mida de la funda de cada estoig ha de ser de 229x324 mm. Al primer i darrer full de la caixa, enganxeu tires de cartró prim abans de cosir. Es fa passar un cordó per aquestes tires. Utilitzeu cola de silicat per completar la caixa.
Pas 6
A la vora esquerra dels marges, sense tocar el camp de text, feu tres forats amb un punxó punxó o punxó simètricament al llarg de tota l’alçada del full, a una distància de 3 cm l’un de l’altre. Per cosir, utilitzeu fil de cosir o cordill i una agulla de cosir.
Pas 7
Coseu el document dues vegades per assegurar-vos que el kit és fort. Estireu els extrems del fil del forat central de la part posterior de l’últim full i lligueu-los amb un nus. Enganxeu una etiqueta adhesiva a la caixa amb una inscripció asseguradora, segileu-la i tanqueu el conjunt.
Pas 8
Deixeu lliures els extrems dels fils. L’etiqueta de certificació ha de portar una signatura clara i llegible del gestor i el segell de l’organització.
