El propòsit principal de l'esdeveniment és proporcionar informació als participants o obtenir certa experiència per part dels participants. Un esdeveniment ideal és com un rellotge: tot va en una seqüència estricta, les accions dels organitzadors estan coordinades i no desentonen entre elles. Aquest és el resultat de la planificació i la preparació, que solen trigar diversos mesos.
És necessari
- - una plantilla d'almenys cinc empleats
- - pressupost de l'esdeveniment
Instruccions
Pas 1
Primer de tot, definiu l’objectiu i el tema de l’esdeveniment. Sobre la base d'això, es construirà tot l'esquema posterior de l'esdeveniment. El propòsit de l'esdeveniment determina l'enfocament de màrqueting i el públic objectiu al qual es dedica l'esdeveniment.
Pas 2
Decidiu el lloc de l'esdeveniment. El lloc ha de dependre tant de la finalitat de l'esdeveniment com del nombre de participants, així com de l'escenari esperat de l'esdeveniment. És important tenir cura del servei dels hostes. Penseu en diverses opcions i trieu la relació preu-qualitat més òptima.
Pas 3
Promoure l'esdeveniment activament. La campanya publicitària hauria de començar un mes i mig abans de l’inici de l’esdeveniment i finalitzar un mes abans. Paral·lelament, el procediment de "trucades fredes" per convidar convidats a un esdeveniment és raonable. Totes les operacions per a la formació de les llistes de participants s’han de realitzar un màxim d’una setmana abans de l’esdeveniment.
Pas 4
Utilitzeu l’ajut de patrocinadors o dignataris. Això no només reforçarà les connexions empresarials, sinó que també donarà un cert estatus al vostre esdeveniment. Dediqueu temps perquè aquestes persones parlin, preferiblement al començament de l’esdeveniment.
Pas 5
Distribuir responsabilitats entre el personal implicat en la coordinació de l'activitat. Tothom ha de conèixer clarament el seu cercle de responsabilitat i els esdeveniments que ha de controlar. No hi ha d’haver taques blanques, tothom hauria de tenir les seves instruccions impreses i conèixer-les de memòria.
Pas 6
El dia abans del seminari, cal tornar a instruir el personal que realitza activitats de coordinació a l’esdeveniment. El dia de l'esdeveniment, tots els coordinadors hauran de comparèixer almenys una hora abans de l'inici de l'esdeveniment.
