Hi ha diverses coses importants per a les videoconferències. Cal configurar correctament l’equip. També és important organitzar-ho tot bé, assegurant-se que tots els altres membres de la conferència estiguin bé amb el so i el vídeo.
Instruccions
Pas 1
Comenceu a preparar-vos per a una videoconferència seriosa amb un màxim de 24 hores d'antelació. Comproveu el maquinari, tot funciona? Per fer-ho, feu una videotrucada de prova. No heu d’ajornar la prova de l’equip fins al vespre; el millor és fer-ho al matí. Si de sobte detecteu problemes, en un dia podreu fer-hi front: poseu-vos en contacte amb els tècnics i demaneu-los la resolució del problema.
Pas 2
Prepareu la vostra sala de reunions. Instal·leu la càmera perquè no hi brille llum directa. Comproveu la qualitat de la imatge. El millor és fer una conferència amb il·luminació artificial, ja que la intensitat de la llum del dia que entra a les finestres depèn en gran mesura del clima. En encendre els llums, podeu configurar la càmera perquè l’encengui l’endemà sense preocupar-se’n.
Pas 3
Connecteu un micròfon i assegureu-vos que hi hagi so i prou bo. És possible que hàgiu d’ajustar l’equalitzador del micròfon per reduir els xiulets o xiulets. Feu-ho amb antelació, no l’ajorneu fins al dia de la conferència. Assegureu-vos que tot funcioni. Ajusteu el volum del micròfon perquè pugueu parlar amb calma sense alçar la veu i tothom us pugui sentir perfectament.
Pas 4
Assegureu-vos de convidar un tècnic a una videoconferència per si de cas. No obstant això, si falla alguna cosa (al cap i a la fi, pot passar qualsevol cosa), ajudarà a solucionar el problema ràpidament. La causa més freqüent d’alteracions i problemes en la videoconferència són precisament tot tipus de problemes tècnics.
Pas 5
Torneu a comprovar tot l'equip uns minuts abans de l'inici de la conferència. És possible que hagueu de trucar als participants amb antelació per assegurar-vos que també els va bé.
Pas 6
Respecteu l'etiqueta de videoconferència. El primer pas és presentar a tots els implicats. Si la conferència té múltiples fils, designeu un president de cada grup per donar la paraula als presentadors, controlant el procés perquè tothom no intenti parlar al mateix temps.
Pas 7
Recordeu que, com a presentador de conferències, esteu al centre d’atenció. A la sala de reunions no hi ha persones al vostre voltant, però hi ha una càmera, així que observeu el vostre comportament i gestos. Si voleu desactivar el so per reduir el soroll, aviseu a altres persones. Si hi ha algun problema amb la connexió, calma i somriu. No estigueu nerviós.
